Par Rachel Aronchick
LES POINTS PRINCIPAUX PAR EMERGO by UL :
- Les administrateurs de tests de convivialité / utilisabilité des dispositifs médicaux rencontrent souvent le cas de participants qui ne se présentent pas.
- Des mesures telles que le sur-recrutement, le ré-aménagement des dates et les autorisations de participation partielle peuvent contribuer à atténuer ce problème.
Il est 13h25, et vous venez de noter "P6" – l'identifiant unique du participant de 13h30 – en haut de la liste de contrôle de votre modérateur en vue de votre prochaine session de test. Cinq minutes s'écoulent, et c'est l'heure de la séance prévue - ils vont sûrement arriver d'une seconde à l'autre. Cinq autres minutes s'écoulent - 13 h 35 - peut-être que votre participant s'est retrouvé coincé dans la circulation ou qu'il a de la difficulté à trouver une place de stationnement. Vous appelez et demandez à vos recruteurs s'ils ont eu des nouvelles du participant récemment. À 13 h 45, vos recruteurs vous rappellent pour vous dire que le participant est malade et qu'il ne pourra pas participer comme prévu. Qu'est-ce qu'on fait maintenant ?
Malgré une planification méticuleuse, l'inclusion de personnes réelles dans les tests d'aptitude à l'utilisation signifie que les absences, les annulations de dernière minute et les retards sont inévitables. Mais il y a plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour éviter de connaître trop souvent ces situations :
- Sur-recruter. Nous n'aimons pas être pessimistes, mais il vaut mieux supposer que vous aurez au moins quelques absences ou annulations de dernière minute lors d'un test d'aptitude à l'utilisation. Alors, recrutez toujours deux ou trois participants de plus que ce dont vous aurez besoin. Pour un test de convivialité à 15 participants, nous recrutons généralement 18 participants. Dans ce cas, plus, c'est mieux ; vous pouvez toujours annuler des participants supplémentaires après avoir atteint votre quota. Assurez-vous simplement de leur donner un préavis suffisant et de les indemniser, s'il y a lieu.
- Donner au participant une seconde chance. Malheureusement, des impondérables se produisent. Il est fort possible que votre participant ait eu l'intention d'assister à la séance de test comme prévu, mais qu'il soit finalement dans l'impossibilité de le faire. Dès que vous ou votre recruteur pouvez communiquer avec lui ou elle, demandez-lui s'il est possible de reporter le rendez-vous à plus tard dans la journée ou la semaine, selon le calendrier des tests. Il est beaucoup plus facile de reprogrammer un participant déjà présélectionné et qualifié que d'essayer de trouver un remplaçant. Toutefois, n'oubliez pas que, si un participant dont l'horaire a été modifié annule ou ne se présente pas une deuxième fois, il serait peut-être sage de l'inscrire sur une liste "Ne pas recruter" pour des études futures en raison de son manque de fiabilité répété.
- Déterminer si une participation partielle est une option. Dans certains cas, un participant appellera 15 minutes après l'heure prévue pour le début de la séance et vous informera qu'il peut être à l'établissement dans 15 autres minutes, soit un total de 30 minutes de retard. Dans ce scénario, réévaluez les objectifs de votre test et demandez-vous si le fait de faire participer la personne à une partie de la séance ajoute encore de la valeur. Dans le cas d'une séance d'examen formatif de 90 minutes, vous pourriez tout de même obtenir de précieux renseignements au cours de l'heure restante. Par contre, dans le cas d'une séance d'essai de validation HF de 60 minutes, les 30 minutes restantes pourraient ne pas laisser suffisamment de temps au participant pour effectuer toutes les activités d'essai requises pendant la validation HF. La décision est alors facile à prendre : vous devrez reprogrammer le participant pour une autre fois, ou recruter un nouveau participant.
- Recruter des personnes "flottantes". Si le budget de votre projet le permet, songez à recruter ce que nous appelons des participants "flottants" - des participants sélectionnés et qualifiés que nous payons pour rester disponibles pour la journée en cas de non présentation ou d'annulation. Ces participants remplaçants restent généralement sur place pendant toute la journée des tests, ou à moins de 10 à 15 minutes en voiture du lieu, de sorte que nous pouvons faire appel à eux à tout moment pour participer si besoin.
Il faut noter qu'il existe également plusieurs approches initiales que vous pouvez adopter pour contribuer à éviter les absences. En voici d'importantes :
- Créer un calendrier de test accommodant. Nous connaissons tous le stress associé au retard. Bien que nous ne connaissions pas exactement (ou pas du tout) les horaires personnels de nos participants, efforcez-vous de créer un horaire de test pour les accommoder autant que possible. Par exemple, créez un calendrier avec de nombreuses séances en soirée pour les adolescents ou les professionnels de la santé de jour. Cette souplesse permettra de s'assurer que la participation des personnes ne dépend pas de la ponctualité de l'autobus scolaire ou de la dernière ronde d'une infirmière.
- Éviter les grandes vacances. Oui, un dîner de Thanksgiving à quatre plats peut rendre les gens immobiles pendant quelques heures. Mais les vacances peuvent en fait avoir un impact plus important sur les participants aux tests d'aptitude à l'utilisation. Lorsque vous vous préparez à passer des vacances en famille ou entre amis, il est peu probable que la prochaine séance d'aptitude à l'utilisation soit une priorité pour vous. Ou encore, il se peut que des personnes voyagent et, malgré les meilleures intentions du monde, manquent l'appel de confirmation du recruteur qui leur rappelle leur session prévue pour la semaine suivante. Commencer vos sessions de test au moins une semaine après un grand jour férié donne suffisamment de temps pour les appels de confirmation et pour que les personnes puissent reprendre leurs activités habituelles.
Rachel Aronchick est spécialiste de la gestion des Facteurs Humains pour la Recherche & Conception des facteurs humains chez Emergo by UL.
Ressources sur l'ingénierie des facteurs humains, la conception et la convivialité des dispositifs médicaux :