October 18, 2022

等一下……为TalkingPoints撰写一篇关于编写SOP的短文有没有相应的标准作业程序（SOP）要遵循？如果有的话，我最好严格遵循它。

然而，严格遵循标准操作程序可能会很困难，一部分是因为它们看起来都一样，具有看似无穷无尽的编号段落（例如，段落8.2.11.8）和密密麻麻的文字。它们与杂志文章在概念上是相反的，杂志文章的目标是用引人注目的文字和精心策划的图片来吸引注意力，带领读者踏上一段信息丰富的旅程，也许还有娱乐。

而标准作业程序是一件严肃的事情。人们出于许多重要的原因而编写标准操作程序（SOP），例如确保公司工人进行标准化作业，以正确地生产疫苗。SOP的完整性、准确性和清晰度非常重要。娱乐无论如何都不是它的目标。然而，编写能够吸引和保持注意力的标准操作程序也是一个合理的目标。

无论何时，在设计用户界面时，您都应该首先了解用户、产品大致的使用场景以及关键任务和非关键任务的构成。对于设计诸如血液透析机、药物输注器械、在智能手机上运行的诊断应用等产品的用户界面，或对于血糖仪附带的使用说明书来说，这都是一个很好的起点。那么，将这种方法应用于编写SOP有意义吗？答案是肯定的。这种方法能够帮助您很好地了解您的读者，并为SOP设定适当的目标，例如：

• 吸引和保持读者的注意力。（UL Solutions估计20%的SOP读者在签收一份SOP之前只会花不到30秒的时间把文件浏览一遍。）
• 用一种清晰简洁的方式解释如何操作。
• 使用主动语态编写（例如，“按下开始按钮”而不是“开始按钮应被按下”）。
• 添加有意义的标题和副标题，以协助信息导航，同时提高文件可读性。
• 添加丰富的插图来取代或补充文字。
• 明确区分程序步骤与补充信息。

除此之外，还有几十个SOP的设计需求。事实上，任何一家公司都可以为SOP设计建立一套全面的规则，有些人称之为风格指南。此外，还可以加上一些为优秀设计奠定基调的范例，以补充这份风格指南（Emergo by UL可以协助制定此类风格指南和范例）。

编写符合这些目标的SOP是3个步骤当中的第1步。  步骤2是测试初版SOP，以确保它们能够按预期发挥作用。

当您评估一项学术成就测试，以确保人们出于正确的原因获得正确或错误的答案时，这被称为 认知实验室评估。当您测试血液透析机的用户界面以确保人们可以安全有效地操作它时，这被称为 可用性测试。当您测试人们是否理解胰岛素注射器使用说明书上的警告时，这被称为 知识测验。您可以使用这些术语中的任何一个来描述SOP测试。但是，从现在开始，我将称之为可用性测试。

SOP可用性测试应当直截了当，且企业可以使用内部资源或第三方资源（例如UL Solutions，即Emergo by UL的母公司）完成的测试。

• 首先，您评估SOP并确定适当的使用场景和相应的关键任务。接下来，您制定一个可用性测试方案，其中应包含来自诸多利益相关者的意见。
• 之后，您开始进行可用性测试，安排大概6-12个SOP的用户代表参与。根据SOP的性质，您可以在传统的办公空间、可用性测试实验室或实际的工作空间中开展测试。例如，如果SOP要求用户与大型制造或测试设备进行交互，那么测试可能需要在车间进行。
• 测试结束后，您可以分析测试结果，并得出结论：SOP的完整性和清晰度如何，测试参与者是否因SOP的设计缺陷而犯下使用错误。
• 由此可推，此步骤最后一个的部分是完善SOP，解决通过测试发现的可用性问题。

第3步是对修订后的SOP进行最终测试。好吧，我要添加一个第四步，也就是进行与上市后监管类似的活动。寻求用户对已发布的SOP的反馈，并密切关注任何可能引发问题或未能产生良好效果的迹象。

最终，负责编写SOP的人员不仅应该将其视为与生产质量管理规范相关的必需品 ，而且应该将其视为打造设计指南的机会。这些指南将以各种方式帮助人们，包括将有时乏味的任务转变为真正有益的教育体验。

Michael Wiklund是Emergo by UL人因工程研究与设计（HFR&D）部门的总经理和总监，Mark Lee是UL Solutions ComplianceWire的高级业务拓展经理。